De meest gestelde vragen bij Full-Service en Do-It-Yourself

Voorafgaand aan de stemming

Kan je de stemwebsite ook testen voordat de stemming plaatsvindt?
Ja. Voordat de stemming plaatsvindt ontvang je testcodes waarmee je de stemwebsite kan doorlopen en kijken of alles naar wens is. Zodra de stemming begint vervallen de uitslagen van de testcodes, deze tellen nooit mee bij de daadwerkelijke stemming. Een korte uitleg over het testen van een live vergadering waarbij je de vragen één voor één in stemming brengt vind je hier.

Kan je tijdens de stemperiode zien hoeveel stemmen er al zijn uitgebracht?
Ja. Jullie ontvangen een klantaccount waarin je realtime de anonieme stemresultaten kunt bekijken. Daarnaast kunnen wij op verzoek een overzicht sturen met welke stemcodes er zijn gebruikt met de bijbehorende stemresultaten. Bij deze laatste optie vervalt wél de anonimiteit van de stemming. Na de stemming kun je de eindrapportage van de stemming downloaden in jouw klantaccount.

Wanneer ik voor live-begeleiding kies, is er dan iemand aanwezig bij de vergadering?
Nee. Wanneer je voor live-begeleiding kiest dan is jouw contactpersoon van OnlineStemtool bereikbaar per telefoon. Diegene kun je altijd contacten tijdens de live-begeleiding voor vragen. Ook hebben we een partnership met MeetingMasters Online. Zij kunnen je helpen met het organiseren en goed laten verlopen van een online vergadering én kunnen tegelijkertijd de live begeleiding van OnlineStemtool. Zo heb je 1 contactpersoon voor zowel de vergadering zelf, als voor de stemming. 

Welke input is er nodig voor de stemwebsite?
De benodigde input zijn de vragen met antwoordmogelijkheden, desgewenst een logo (deze verschijnt op de stemwebsite), het aantal stemgerechtigden, startdatum met tijdstip en einddatum met tijdstip. Je vult de gegevens via dit formulier in.

Hoe lever ik de benodigde input voor de stemwebsite aan?
Na het invullen van je gegevens, lever je de vragen met antwoordmogelijkheden in een Word document of per mail aan. 

Hoelang van te voren moet je de benodigde informatie voor de stemwebsite insturen?
Qua planning ontvangen we graag minimaal 7 dagen voorafgaand aan het begin van de stemperiode de benodigde input, zodat er voldoende tijd is om alles klaar te zetten. Hierdoor kunnen jullie vooraf de stemwebsite doorlopen en testen. 

Kan ik voor aanvang van de stemming nog iets wijzigen op de stemwebsite?
Ja. Je kunt de vragen en teksten op de website zelf wijzigen in het klantaccount. Daarnaast zit er bij de investering standaard 30 minuten support inbegrepen. Hierbij kun je ook wijzigingen doorgeven en vragen stellen. Wanneer er meer dan 30 minuten support nodig is, zal dit in rekening worden gebracht. 

Welke antwoordmogelijkheden zijn er?
Er zijn diverse antwoordmogelijkheden. Zo kun je kiezen tussen keuzerondjes (met afbeelding, onder elkaar of naast elkaar), een korte tekst en korte tekst met suggesties. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om meerdere antwoordmogelijkheden aan te vinken.

We willen eenmalig gebruik maken van de OnlineStemtool, kan dat?
Ja. Je betaalt bij Full-Service altijd eenmalig voor de stemwebsite en je zit niet vast aan een abonnement. Bekijk hier de tarieven voor Full-Service 

Kan het niet betaalbaarder?
Jawel, door gebruik te maken van een DIY pakket. De enige service die je dan krijgt is een hoeveelheid tijd aan uitleg van het systeem. Wil je dat we 1 van de 4 onderstaande zaken ook voor je uitvoeren? Dan heb je Full-Service nodig;

- de anonieme verzending van de stemcodes verzorgen
- live begeleiding tijdens de stemsessie uitvoeren
- aanpassingen aan vragen & antwoorden verrichten
- foto's van kandidaten toevoegen

Als we ervoor kiezen om zelf de mailing met de link van de stemwebsite en de stemcodes te versturen naar stemgerechtigden, moet dit dan handmatig of is hier een tool voor?
Wanneer je ervoor kiest om de stemcodes zelf onder de stemgerechtigden te verdelen, dan leveren wij de stemcodes aan in een Excel bestand. Daarna kunnen jullie zelf de e-mailadressen koppelen aan een stemcode. Indien jullie zelf niet beschikken over een mailingsysteem (bijvoorbeeld Mailchimp) dan moeten de stemcodes handmatig worden verstuurd.

Wat moet ik aanleveren wanneer jullie de stemcodes versturen naar stemgerechtigden?
Wanneer je ervoor kiest om door OnlineStemtool de stemcodes te laten versturen naar de stemgerechtigden, dan geef je in dit formulier akkoord op de verwerkingsovereenkomst. Bekijk hier de verwerkingsovereenkomst. Vervolgens lever je de e-mailadressen en de namen aan in een Excelbestand met twee kolommen. Een kolom met daarin de voornamen van de stemgerechtigden en een kolom met de e-mailadressen van de stemgerechtigden. Er kan maar één stemcode worden gekoppeld aan ieder e-mailadres.

Is het mogelijk om iemand te machtigen?
Stemgerechtigden kunnen andere stemmers of personen machtigen om zijn of haar stem uit te brengen. Dit kan door de unieke stemcode door te geven aan de gemachtigde. Als de gemachtigde meerdere unieke stemcodes ontvangt, dan kan diegene meerdere browsertabbladen openen en per browsertabblad een andere unieke code invoeren. Je kunt ook een extra apparaat (smartphone, tablet, laptop of pc) gebruiken.

Is er een koppeling mogelijk van de stemwebsite met onze teams vergadering? 
Nee, de stemwebsite kan niet gekoppeld worden aan de teams vergadering. Je opent daarvoor een ander tabblad in je browser. Het is ook mogelijk om via je smartphone, tablet, laptop of pc je stem uit te brengen.

Hoelang kan een stemwebsite openstaan om de vragen te beantwoorden?
Er zit geen tijdslimiet hoelang de stemwebsite kan openstaan. Wanneer je een OR-verkiezing hebt, kan je bijvoorbeeld er voor kiezen om de stemgerechtigden 1 week de mogelijkheid te geven om hun stem uit te brengen. Wanneer je bijvoorbeeld een online ALV organiseert, dan kan de stemwebsite van het begin tot het einde van de vergadering open blijven staan. De keuze is geheel aan jullie.

Krijgt iedere stemgerechtigde een persoonlijke stemcode?
Ja. Wanneer je stemgerechtigd bent, dan ontvang je een unieke stemcode om je stem uit te brengen via de stemwebsite. Deze stemcode is eenmalig geldig en is alleen geldig tot het begin en het einde van de stemming.

Tijdens de stemperiode

Kan ik tijdens de stemperiode al de stemuitslag bekijken?
Ja, dat kan! Wanneer je gebruik maakt van de OnlineStemtool, dan ontvang je een klantaccount waarin je realtime de resultaten kunt bekijken. Je ontvangt voor jouw klantaccount ook persoonlijke inloggegevens. Na afloop van de stemming kan je de officiële eindrapportage zelf eenvoudig downloaden.

Zijn de resultaten van de stemming tussentijds voor leden/stemmers zichtbaar?
Nee, de resultaten voor leden/stemmers zijn niet zichtbaar. Je kunt er voor kiezen om de tussentijdse resultaten die te zien zijn in het klantaccount te delen met de stemgerechtigden.

Wat valt er onder de live-begeleiding?
Met een live-begeleiding is het mogelijk om eventuele extra vragen toe te voegen of de vragen pas in beeld te brengen wanneer het bijhorende agendapunt of onderwerp is besproken.

Bieden jullie ook de mogelijk om de hele online vergadering te organiseren?
We hebben een partnership met MeetingMasters Online. Zij kunnen je helpen met het organiseren en goed laten verlopen van een online vergadering én kunnen tegelijkertijd de live begeleiding van OnlineStemtool verzorgen. Zo heb je 1 contactpersoon voor zowel de vergadering zelf, als voor de stemming.

Welke browsers ondersteunt de stemwebsite?
De verkiezing is toegankelijk en wordt ondersteund via:

• Chrome (recente versies) - Windows / Mac / Android
• Firefox (recente versies) - Windows / Mac
• Edge (recente versies) - Windows
• Safari (recente versies) - Mac / iOS

Onlinstemtool werkt niet voor Internet Explorer en ook in een incognito-venster werkt de website niet.

Wanneer weten we of iedereen heeft gestemd?
Tijdens een stemming kan je in het klantaccount zien hoeveel stemgerechtigden hebben gestemd. Op een gegeven moment kan er bijvoorbeeld gezegd worden (als dat nog nodig is): “Je hebt nog 30 seconden tijd om je stem op deze vraag uit te brengen”, om er voor te zorgen dat de vraag afgerond kan worden. Het helpt ook om aan de stemgerechtigden aan te geven dat ze 1 minuut te tijd hebben om zijn of haar stem uit te brengen, wanneer de vraag tijdens de live-begeleiding wordt open gezet.

Kunnen mensen hun stem herzien als men ergens voor stemt?
Zo lang niet alle vragen zijn beantwoord kan iemand een antwoord op een vraag nog wijzigen. Dat kan zolang de vraag open staat ter beantwoording, als de vraag gesloten is kan dat niet meer. 

Ook als iemand alle vragen heeft beantwoord is het niet meer mogelijk om antwoorden te wijzigen. In dat geval is er nog wel een andere mogelijkheid: de stemmer een nieuwe stemcode geven (zodat die opnieuw kan stemmen) en de eerdere stemcode ongeldig maken.

Na afloop van de stemming

Wanneer ontvang ik de uitslag?
In het klantaccount kan je direct na de stemming de eindrapportage downloaden als pdf.

DEMO AANVRAGEN

Je kan zelf ervaren hoe simpel en eenvoudig OnlineStemtool werkt, door jouw stem uit te brengen bij de demo. Zorg ervoor dat 'Cookies van derden' niet worden geblokkeerd door jouw browser wanneer je de stemcode aanvraagt.

Veiligheid en anonimiteit

Hoe lang wordt de data bewaard?
De stemdata bevat geen privacygevoelige informatie dus verwijderen is niet nodig. Indien dit wél gewenst is kunnen we echter op ieder moment de stemdata verwijderen.

Waar en hoe (beveiligd) wordt de data opgeslagen?
De data blijven binnen ons platform en wordt niet elders opgeslagen. De data wordt verder niet extra beveiligd of versleuteld omdat het geen privacygevoelige informatie bevat. 

Wie heeft (achteraf) toegang tot de data of wordt deze automatisch na x-dagen/ weken gewist?
Data blijft binnen ons platform dus alleen wij hebben toegang tot de stemdata. Gegevens van de stemgerechtigden, zoals e-mailadressen worden binnen 1 maand verwijderd. Dit is opgenomen in de verwerkersovereenkomst. 

Hoe anoniem is het stemmen? We delen weliswaar codes uit maar hoe weten we of er een juiste persoon heeft gestemd. Is er te achterhalen wat iedereen heeft gestemd? 
In ons systeem zien we welke stemcode welke antwoorden heeft gegeven, maar wij weten niet welke stemcode door welke persoon is gebruikt.  

Jullie leveren de stemcodes uit aan de stemgerechtigden maar die kunnen natuurlijk hun stemcode aan iemand anders doorgeven, als ze dat zouden willen. Voor online stemmen is er geen 100% sluitende identiteitscontrole mogelijk. Dat kan alleen door mensen naar een fysieke locatie toe te laten komen waar ze zich identificeren met hun paspoort of rijbewijs. Zoals het dus gaan bij de landelijke verkiezingen voor de Tweede Kamer bijvoorbeeld.

Wil je weten hoe het zit met veiligheid en hoe we zorgen dat een verkiezing eerlijk verloopt? Lees dan het artikel over veiligheid en beveiliging.

Wil je weten hoe het zit met privacy en hoe we omgaan met persoonlijke gegevens van stemmers? Lees dan het artikel over privacy

Heb je een andere vraag, suggesties of verbeteringen? Stuur een e-mail naar info@onlinestemtool.nl