Hoe organiseer je een digitale ALV?

De tijdelijke coronaspoedwet geeft verenigingen, coöperaties en organisaties de mogelijkheid om digitaal een leden- en/of bestuursvergadering te organiseren, ook als de statuten dit niet faciliteren. Maar hoe doe je dat, een digitale ALV organiseren? Op basis van onze jarenlange ervaringen met digitaal stemmen, de richtlijnen uit de spoedwet en de ervaringen van de gebruikers van Onlinestemtool.nl zijn wij tot de volgende adviezen gekomen.

1. Vooraf aankondigden digitale vergadering

Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de oproeping voor de ALV vermeld worden. Leden mogen een ander lid machtigen voor de ALV om voor hen een stem uit te brengen.

2. Communiceer de regels voorafgaand de ALV

De voorzitter mag op grond van de coronaspoedwet de regels bepalen. Zoals een hand opsteken indien iemand iets wil zeggen of stuur een bericht in de chatfunctie. Ook is het aan te raden dat alle deelnemers de microfoon uitzetten indien diegene niet aan het woord is. Deze regels moeten aan het begin van de ALV verteld worden, zodat iedereen zich eraan kan houden. Als de verbinding tijdens de ALV hapert of iemand door andere omstandigheden niet goed kan deelnemen aan de digitale ALV, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

3. Online ALV voor ieder lid toegankelijk

De ALV is digitaal voor de leden te volgen. Er zijn talloze gratis en betaalde video conference tools. De meest gebruikte tools onder de gebruikers van Onlinestemtool.nl zijn Zoom en Microsoft Teams. Test voorafgaand aan de vergadering over de digitale omgeving goed werkt. Communiceer de link en de tijden om deel te nemen aan de vergadering met de leden en ga na of hier nog vragen over zijn.

4. Mogelijkheid om vragen te stellen

Zorg dat de leden de mogelijkheid krijgen om voorafgaand aan de digitale vergadering schriftelijk of elektronisch vragen te stellen. Volgens de coronaspoedwet kan dit uiterlijk tot 72 uur voor de vergadering. De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en de antwoorden moeten beschikbaar zijn voor de leden. Als bestuur kun je deze vragen voorbereiden om de online ALV soepel te laten verlopen. Alle gestelde vragen dienen van tevoren of tijdens de vergadering kenbaar gemaakt te worden. Hierbij kun je er voor kiezen om alvast een concept antwoord te formuleren.

5. Deel de agenda en stukken

Stuur de leden de agenda en stukken tijdens de aankondiging toe. Geef hierin aan welke besluiten gewenst zijn en dat hierover gestemd wordt. Leden kunnen weer uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragenstellen over de agenda en stukken.

6. Neem de online vergadering op

Zorg dat de digitale ALV wordt opgenomen en zo ook het stemproces. Deel tijdens de vergadering de stemuitslag door het scherm te delen met de deelnemers. Zo heb je met de Onlinestemtool.nl in een overzicht realtime de stemuitslag. Geef de deelnemers de mogelijk om aan te geven indien het stemmen niet lukt. Mochten mensen na de vergadering laten weten dat het stemmen niet is gelukt, dan kan dit terug te vinden zijn.  

Bekijk ook de webinars over het organiseren van een online ledenvergadering die over dit thema gegeven zijn.